A Direcção de Bibliotecas, Documentação e Arquivo dispõe da seguinte estrutura:
1. Director.
2. Departamento de Processamento Técnico.
3. Departamento de Gestão Documental.
Funções Gerais
São funções gerais da Direcção de Bibliotecas e Documentação:
a) Coordenar os processos técnicos de funcionamento das bibliotecas e centros de recursos documentais;
b) Propor políticas de funcionamento e gestão das Bibliotecas e Centros de Recursos documentais;
c) Gerir os processos de aquisição e tratamento técnico de recursos documentais;
d) Disponibilizar os recursos documentais;
e) Propor normas de criação e funcionamento dos arquivos da Universidade;
f) Propor regulamentação de uso e funcionamento das bibliotecas e centros de recursos documentais;
g) Participar em redes nacionais, regionais e internacionais de gestão de Bibliotecas e de Arquivos;
h) Assegurar a capacitação de funcionários em matérias específicas, inerentes à sua área de actuação;
i) Propor medidas para a modernização dos sistemas de gestão de informação.
Competências do Departamento de Processamento Técnico
Compete ao Departamento de Processamento Técnico:
a) Coordenar o levantamento das necessidades bibliográficas;
b) Assegurar o processo de aquisição de recursos documentais;
c) Fazer o tratamento técnico de toda a documentação;
d) Criar instrumentos de pesquisa e recuperação de informação;
e) Realizar acções de formação contínua para a utilização de recursos documentais.
Competências do Departamento de Gestão Documental
Compete ao Departamento de Gestão Documental:
a) Promover a aplicação das políticas e normas nacionais referentes a gestão de documentos;
b) Propor normas para a produção, tramitação e arquivo de documentos;
c) Garantir a segurança e manutenção, em bom estado de conservação, do Património documental da instituição;
d) Criar e gerir o arquivo intermédio da Universidade.
e) Fazer a gestão da correspondência oficial da Universidade, assegurando a sua correcta circulação interna ou
f) Receber, verificar, classificar, registar e tramitar os documentos de acordo com as normas;
g) Transcrever os Despachos;
h) Propor normas gerais de funcionamento a serem observadas pelas diversas secretarias da Universidade;
i) Apoiar as actividades de todas as secretarias da Universidade;
j) Coordenar as propostas dos modelos de elaboração de documentos;
k) Propor o fluxograma da circulação de documentos, incluindo os prazos de permanência dos documentos em cada sector;
l) Identificar as necessidades de formação específica para os funcionários das diversas secretarias da Universidade;
m) Assegurar a realização de ciclos de capacitação, em matérias específicas, do pessoal afecto às secretarias da Universidade, em articulação com as Unidades Orgânicas pertinentes;
n) Elaborar o Guião do Arquivo e os modelos de gestão de documentos;
o) Implementar o Plano de classificação de documentos e da Tabela de Temporalidade.
